La videoconferenza si definisce grazie all’unione di elementi quali l’audio, il video e la trasmissione di dati in sincrono. E’ uno strumento moderno che permette la comunicazione mediante dispositivi come un personal computer o un tablet, tra due o più individui annullando le distanze fisiche. Esistono poi altri sistemi di videoconferenza Professionali proposti da Ricoh, che potete vedere sul sito www.elsipiemonte.it

La videoconferenza permette l’utilizzo di un pannello in cui sono indicati i partecipanti, la possibilità di chattare, e l’opportunità di uno spazio virtuale di lavoro dove condividere dati, grafici ed altri strumenti utili per lo svolgimento della riunione. Gli standard utilizzati per le videoconferenze riguardano i protocolli, ed in particolar modo vengono sfruttati il protocollo H.323 che viaggia su rete TCP/IP, quindi su LAN, e su protocollo H.320 che sfrutta le reti ISDN. Esistono tre tipologie di videoconferenza come il “punto-punto”, il “multipunto”, e lo “streaming”.
-Il punto-punto è caratterizzato dalla connessione tra due individui, funziona in maniera analoga ad una telefonata, ma con l’aggiunta del supporto visivo grazie ad una webcam integrata o da una webcam esterna.

-Il multipunto possiede la caratteristica di collegare più individui in una stessa conferenza, e permette di utilizzare device diversi tra loro.
-La terza tipologia di videoconferenza risiede nella possibilità di visualizzare la riunione mediante lo streaming in un momento diverso e successivo dalla sua registrazione.
La videoconferenza punto-punto è adatta ai consumer che non hanno pretese di qualità audio e video e che non hanno l’esigenza di usufruire di una videoconferenza formata da tre o più persone.
La videoconferenza multipunto e la possibilità di vedere in streaming la conferenza, o una lezione, e la conseguente opportunità di registrare, sono strumenti importantissimi per le aziende e per la loro crescita.
Anni addietro, la videoconferenza è stato uno strumento utilizzato da poche imprese poichè i costi per la spesa di hardware, unita a quella per i server e per le licenze, risultava esosa.

L’apertura del mercato a favore di tecnologie inerenti la videoconferenza, ha creato nuove ed innumeravoli occasioni per qualsiasi tipologia di azienda, per i produttori e per i consumatori. Grazie ai sistemi che implementano la videoconferenza, è stato possibile istaurare in ogni luogo la possibilità di accedere in maniera semplice ed economica utilizzando i mezzi a disposizione come un portatile, una webcam, delle cuffie ed un microfono, o addirittura un tablet. Oltre a ridurre i costi e ad ottimizzare i tempi, aumenta la produzione, ed è un forte elemento che influisce sulla competitività dell’azienda migliorando la scelta decisionale. La capacità di avere dei mediatori linguistici abbatte qualsiasi ostacolo culturale e geografico grazie a pochi strumenti.

La possibilità di poter agire in tempi immediati, permette di gestire facilmente la crisi e migliora i rapporti con il cliente. Per fare una videoconferenza è importante che l’audio ed il video non abbiano falle, che i partecipanti siano informati e che abbiano confidenza con gli strumenti utilizzati. Il personal computer è lo strumento più versatile per effettuare una videoconferenza. Deve essere provvisto di webcam o di una telecamera, di un microfono e di un dispositivo per ascoltare la voce o le voci degli altri partecipanti. La qualità audio influisce in egual misura alla qualità video, ed il cuore della videoconferenza risiede nel codec. Il codec è un codificatore o decodificatore che riceve gli impulsi audio e video. La webcam ha la capacità di bloccare le informazioni video e di inviarle al codec che le converte digitalmente, oltre che comprimerle.

L’acquisizione dell’audio è dovuta al microfono, e serve per completare la videoconferenza. Un buon video con un audio mediocre sarà un prodotto inutile. Allo stesso tempo un buon audio con un pessimo video non sarà funzionale. E’ importante scegliere un dispositivo che permetta una buona acquisizione da entrambe le parti, ed è consigliabile utilizzare delle cuffie con microfono integrato. Per fare una buona videoconferenza è importante poter disporre di un ambiente neutrale, dove l’unico catalizzatore deve essere quello dei partecipanti, e a questo aspetto è consigliabile accostare un servizio di videoconferenza professionale.

Il galateo, la scelta dell’abito ed i tempi ed i modi di fruizione verbale non differiscono da quelle di una comunicazione face to face. E’ importante poter ascoltare e vedere ogni singolo individuo che partecipa alla videoconferenza, poter avere la possibilità di vedere in maniera nitida le sue espressioni facciali, i gesti del corpo, e di sentire con fluidità il suo tono di voce. E’ indispensabile avere una buona illuminazione, ed è consigliabile utilizzare delle cuffie con microfono incorporato per evitare la spiacevole sensazione di eco. Il problema dell’illuminazione è facilmente risolvibile utilizzando le lampade che si possiedono a casa o in ufficio.

Si deve tener conto della banda, e cioè della quantità possibile di dati che si possono ricevere e trasmettere. La possibilità di registrare una videoconferenza e di rivederla in streaming è molto importante per riascoltare e rivedere i punti che sono stati discussi, per migliorare le proprie capacità personali, e per avere la possibilità di mostrare la riunione ai soci o ai dipendenti che non sono potuti intervenire in qualsiasi momento del giorno o della settimana, o addirittura la possibilità di formare a distanza degli studenti in base ad ogni esigenza personale.